I primi risultati del GdL Trasporto Healthcare
Il Gruppo di Lavoro Trasporto Healthcare aveva individuato, prima dell’estate, 5 leve d’azione all’interno del piano condiviso da mettere in campo per cercare di evitare, o quantomeno mitigare, le criticità sperimentate dal trasporto primario. Vediamo i principali risultati di questo primo anno di lavoro insieme.
La condivisione del Calendario Chiusure
Classificata come potenziale «Quick Win» e coerentemente tradotta in soluzione operativa, già con riferimento all’estate e all’inverno 2023: parliamo della condivisione dei periodi di chiusura in corrispondenza della pausa estiva e invernale. Il perimetro di riferimento è circoscritto agli ordini da parte della Distribuzione Intermedia (escludendo, quindi, tanto il canale ospedaliero quanto la distribuzione diretta verso farmacie/parafarmacie).
Nella sua semplicità, la possibilità di conoscere con anticipo e con riferimento a una pluralità di attori sia l’ultimo giorno utile perché il completamento dell’evasione dell’ordine si possa perfezionare prima della pausa, così come il momento in cui l’operatività riprende regolarmente a valle della stessa, rappresenta uno strumento importante di gestione dei flussi che può tradursi in un livellamento dei picchi.
Operativamente, è stato predisposto un form di raccolta informazioni da parte delle aziende di parte industriale relative alle date di fermo e ripresa delle rispettive attività che va ad alimentare un foglio di sintesi pubblicato nell’area MyDafne, consultabile liberamente da tutti gli attori della #TheHealthcareCommunity del Consorzio tra cui, in particolare, tutte le aziende consorziate di parte distributiva.
Questa prima sperimentazione ha visto la partecipazione attiva di 28 e 17 (a oggi) aziende di parte industriale che hanno comunicato rispettivamente le proprie chiusure estive e quelle invernali, ma soprattutto ha innescato confronti e valutazioni che si sono tradotti anche in riprogrammazioni e redistribuzioni di volumi con impatti positivi sull’operatività di depositari e vettori. Dalla discussione in seno al GdL, la Distribuzione Intermedia ha confermato l’utilità dello strumento, auspicando naturalmente una sempre più ampia adesione da parte dei fornitori.
La soluzione, integrando alcune migliorie e aggiustamenti, verrà riproposta già a partire da gennaio con l’obiettivo di poter dispiegare appieno le proprie potenzialità traguardando con il giusto anticipo la gestione dell’estate 2024 per proseguire nel consolidamento e nell’estensione delle buone prassi sperimentate quest’anno.
Il Report di Monitoraggio del Trasporto
Rientra sempre tra i «Quick Win» per la relativa semplicità di implementazione abbinata a un impatto atteso contenuto la condivisione di un documento sinottico settimanale che fotografa la situazione dei trasporti healthcare nelle diverse regioni d’Italia, realizzato consolidando i dati e le informazioni fornite dai principali operatori del trasporto specializzati attivi su scala nazionale.
La visibilità sulla situazione, aggiornata settimanalmente, aiuta gli attori della filiera ad avere un polso complessivo del comparto, che trascende quindi il perimetro della singola realtà e consente a ciascuno una lettura più oggettiva ed efficace dei propri dati riferiti alla rispettiva, specifica, condizione.
Il report combina dati quantitativi in forma tabellare e grafica a consuntivo con indicazioni qualitative tendenziali relative alle attese per l’immediato futuro; è inoltre prevista la possibilità di integrare note e commenti da parte dei vettori specializzati che hanno scelto di aderire all’iniziativa.
Pubblicati all’interno dell’area MyDafne, i report settimanali sono quindi disponibili e liberamente consultabili per tutti gli attori della #TheHealthcareCommunity del Consorzio. La realizzazione del report è stata affidata a Carry Consulting, che raccoglie e rielabora dati e informazioni rese disponibili, a oggi, dagli operatori Eurodifarm e Phse, a copertura dei rispettivi network distributivi.
L’intento è quello di coprire il periodo rivelatosi particolarmente critico l’autunno scorso, per poi discuterne in seno al GdL Trasporto Healthcare in occasione dell’incontro previsto per inizio novembre 2023 in modo da valutarne insieme l’effettiva utilità e, di conseguenza, l’opportunità o meno di riproporre l’iniziativa – magari integrando eventuali aggiustamenti – anche il prossimo anno.
La Booking Platform comune di filiera
Tra le leve presenti nel piano d’azione c’è l’introduzione a livello di filiera di una soluzione condivisa per la gestione dinamica degli slot di scarico e le relative prenotazioni presso i magazzini della Distribuzione Intermedia.
Posizionata nel quadrante dei potenziali «Game Changer», ossia il cluster che raggruppa le iniziative ad alto impatto atteso seppur di non immediata applicazione diffusa, questa soluzione sta invece trovando rapido riscontro positivo da parte degli operatori della filiera, entrando a tutti gli effetti nel portafoglio dei servizi messi a disposizione dal Consorzio per la #TheHealthcareCommunity.
Dafne Booking Platform è la declinazione sulle specificità della nostra Community del servizio Load Manager sviluppato ed erogato in modalità SaaS da Oltre Solutions Srl, il provider tecnologico individuato e selezionato dal Consorzio per questo specifico servizio, anche sulla base delle referenze positive da parte di Comifar, che ha già introdotto lo strumento su alcuni dei propri magazzini.
Semplice e snella, sia in fase di configurazione iniziale che nell’utilizzo quotidiano, Dafne Booking Platform consente di essere rapidamente operativi con una soluzione digitale strutturata per la gestione ordinata e trasparente degli scarichi presso ogni singolo magazzino il Distributore scelga di attivare, con la consapevolezza di poter estendere agilmente la soluzione anche su altri siti grazie all’estrema scalabilità che caratterizza la soluzione.
Adottare una soluzione comune e condivisa a livello di filiera rappresenta un indubbio vantaggio in quanto i vettori che effettuano gli scarichi presso i diversi magazzini della Distribuzione Intermedia si trovano a utilizzare il medesimo strumento rispetto a una potenziale pluralità di soluzioni diverse. Questa sinergia consentirà anche di agevolare la diffusione della soluzione tra i diversi Distributori: attivando un nuovo deposito sulla Dafne Booking Platform si potrà beneficiare della familiarità con lo strumento da parte dei vettori già coinvolti, che sempre più saranno già formati sul suo utilizzo. Un’ulteriore opportunità, quindi, per valorizzare concretamente l’appartenenza alla Community del Consorzio.
Il dettaglio sui costi di attivazione e di esercizio della soluzione Dafne Booking Platform, riservata ai Consorziati, sono presenti all’interno del listino 2023 pubblicato in MyDafne. Per ulteriori informazioni, invece, potete rivolgervi a DafneCARE o contattare direttamente il Team Dafne.
La Digitalizzazione dei Documenti e la Network Visibility
Riprende un tema ormai storicamente caro al Consorzio l’iniziativa che auspica una fase di trasporto e consegna merci sempre più paperless e trasparente. Il Gruppo di Lavoro ha discusso a lungo sulla più corretta collocazione nella matrice, optando alla fine per qualificarla come «Game Changer» (e non «Sweet Dream») a fronte della molteplicità di strumenti già da tempo disponibili e in attesa solo di essere concretamente adottati dalla filiera.
Digital Docs & Network Visibilità ricomprende, infatti, un insieme di progettualità che combinano elementi di discontinuità all’interno di un perimetro storicamente e naturalmente coerente all’ambito tradizionale del Consorzio. Un piano di lavoro in più fasi è stato delineato per cercare di accompagnare al meglio la filiera verso l’obiettivo finale di un processo completamente digitale in cui le informazioni fluiscono in modo tempestivo (tecnicamente, “near real-time”) tra tutti gli attori titolati a gestirle, in piena conformità e assolvendo puntualmente tutti i requisiti civilistici e fiscali presenti in questo processo.
L’iniziativa valorizza l’utilizzo dell’Avviso di Spedizione elettronico – a cui ci si può riferire anche con gli acronimi DesAdv (Despatch Advice) o ASN (Advanced Shipping Note) – in combinazione con il «Segnacollo Standard Ottico» (rilasciato già nel 2019) a supporto della riconciliazione fisico-informativa dei flussi in ingresso, chiudendo il cerchio con la Prova di Avvenuta Consegna digitale (POD1 – Proof of Delivery) e la successiva notifica di eventuali anomalie emerse in sede di controllo (POD2 / RecAdv – Receiving Advice). La discussione in seno al GdL ha portato alla decisione di introdurre, come ulteriore semplificazione atta a superare alcune potenziali criticità operative nell’adozione, una versione “light” tanto del Segnacollo Standard ottico quanto della POD1 (dal 19 novembre gestibili in piattaforma, anche nell’ambiente di produzione), che non impatta sulla struttura degli stessi ma introduce delle regole di gestione che – si auspica – possano consentire davvero a tutti di cominciare il percorso di evoluzione digitale in questo ambito.
A fianco di questi strumenti, come detto tutti già disponibili da tempo (per maggiori dettagli, è possibile consultare la documentazione presente in MyDafne), si è aperta anche la discussione sull’opportunità di aumentare la visibilità dei flussi lungo il network distributivo tramite l’adozione di un «Segnacollo Standard RFId». L’idea nasce dalla considerazione che, da un lato, sono presenti esperienze ormai consolidate su questo fronte all’interno della #TheHealthcareCommunity del Consorzio e, dall’altro, si potrebbero anche valorizzare, facendo sistema, gli investimenti in infrastrutture di lettura già effettuati da buona parte del network distributivo. Si tratta di un’evoluzione che era stata già prevista, identificando per le etichette RFId da applicare sui colli lo standard internazionale UHF EPC Gen2v2.
Sicuramente traguardare la possibilità di un’adozione diffusa delle etichette RFId ad abilitare la cosiddetta Network Visibility rappresenta un balzo in avanti più ambizioso e dalle implicazioni più complesse e articolate – decisamente più affine a un posizionamento «Sweet Dream» – rispetto alla “sola” dimensione Digital Docs. Porsi in questo scenario, infatti, richiede un ridisegno dei processi anche interni ai singoli attori in ottica “RFId compliant” per poter cogliere e tradurre in concreti vantaggi anche operativi le opportunità offerte dalla presenza di questa tecnologia a livello dei singoli colli. Un’attenta e onesta ponderazione delle implicazioni che la trasparenza dei processi porta con sé deve necessariamente essere parte integrante delle valutazioni costi-benefici in corso di sviluppo, dove la prospettiva di filiera fa da indispensabile contraltare a quelle dei singoli e diversi attori coinvolti, per esplorare l’eventuale opportunità o esigenza di introdurre logiche di redistribuzione e/o meccanismi di compensazione a riequilibrare il conto.
I prossimi incontri del GdL Trasporto Healthcare saranno occasione per monitorare l’effettiva adozione degli strumenti già disponibili e raccogliere feedback dal campo sull’effettiva efficacia degli stessi. Al contempo, si potranno approfondire più puntualmente le analisi di fattibilità tecnico-economica e le valutazioni di opportunità di aprire a un concreto sviluppo progettuale su questo fronte.
Il Rafforzamento del Network di Trasporto
Chiaramente posizionato nel quadrante «Sweet Dream» tra le iniziative più ambiziose e al contempo più complesse e di maggior respiro, troviamo il Rafforzamento del Network di Trasporto. Anello più fragile della catena distributiva, infatti, il trasporto in particolare di ultimo miglio si trova in una situazione di difficoltà strutturale: l’aumento nella frammentazione delle consegne combinato a un rapporto peso/volume in continua riduzione inquadrano in parte la situazione.
I prossimi incontri del GdL Trasporto Healthcare consentiranno di approfondire il fenomeno e, soprattutto, innescare un confronto serio e strutturato all’interno dell’ecosistema sulle possibilità di tradurre in concreto l’auspicio di individuare meccanismi premiali efficaci per il trasferimento di risorse sugli operatori che dimostreranno di impegnarsi per l’introduzione di miglioramenti sul fronte della qualità del servizio e della disponibilità di capacità operativa nei momenti di picco che si ripropongono ciclicamente causando rallentamenti e potenziali disagi alla filiera.